BUSINESS RELATIONSHIP MANAGEMENT

BUSINESS RELATIONSHIP MANAGEMENT

   04.42       Unknown

---

Business Relationship Management

·        Ruang Lingkup

Manajemen hubungan bisnis terdiri dari pengetahuan, keterampilan, dan perilaku (atau kompetensi) yang membina hubungan yang produktif antara organisasi jasa (misalnya Sumber Daya Manusia , teknologi informasi , departemen keuangan,

·         Maksud dan Tujuan :

Manajemen hubungan bisnis (BRM) adalah pendekatan formal untuk pemahaman, mendefinisikan, dan mendukung kegiatan antar-usaha yang terkait dengan jaringan bisnis .

Tujuan dari manajemen hubungan bisnis adalah untuk memahami kebutuhan pelanggan bisnis dan untuk memberikan layanan yang memenuhi kebutuhan tersebut .

·          Prinsip Umum

Tujuan BRM mengharuskan konsep-konsep dan prinsip-prinsip dapat diidentifikasi dan diukur. Mengingat model, seseorang harus mampu mengidentifikasi hubungan bisnis yang mereka terlibat dalam, dan mengukur mereka dalam hal seperti kuantitas atau durasi. Hal yang sama berlaku untuk setiap aspek BRM, seperti jenis, peran, atau prinsip.

Setiap hubungan bisnis memiliki tujuan yang memerlukan partisipasi dari peran ganda untuk

mencapai. Tujuan dari hubungan bisnis yang diberikan adalah diskrit dan terukur.

·        Peran

Sebagai peran organisasi, BRM peran organisasi adalah hubungan antara penyedia layanan dan bisnis. Peran bertindak sebagai penghubung, orkestra, dan navigator antara penyedia layanan dan satu atau unit bisnis yang lebih.

Peran Bisnis Relationship Manager telah diperkenalkan di ITIL 2011 untuk melakukan kegiatan dalam proses bisnis Relationship Management.

·         Hubungan dengan proses manajemen layanan lainnya

  

Manajemen Keuangan Untuk Layanan TI

·         Ruang Lingkup

Ruang lingkup Keuangan Untuk Layanan TI sesungguhnya hanya mencakup tiga hal utama yaitu tentang keputusan keuangan, keputusan investasi dan kebijakan deviden.

1.      Keputusan Keuangan dilakukan untuk mencari dana..

Contohnya : Keputusan Keuangan adalah menentukan berapa banyak obligasi (utang jangka panjang) yang harus ditambah dan berpapa banyak saham biasa yang perlu diterbitkan.

2.      Keputusan Investasi

Segala keputusan manajerial yang dilakukan untuk menghasilkan dana berbagai macam aktiva. Boleh juga dikatakan bahwa keputusan investasi adalah keputusan bisnis, dan itu diluar keputusan keuangan.

3.      Kebijakan devide

Yaitu seluruh kebijakan yang dilakukan untuk menetapkan seberapa besar laba bersih yang dibagikan kepada para pemegang saham dan berapa besar laba bersih yang tetap ditahan untuk cadangan investasi tahunan, kebijakan itu akan tercermin dari besarnya perbandingan laba bersih.

Contoh kebijakan deviden adalah menetapkan apakah presentase pembagian deviden saat ini perlu ditingkatkan atau tetap dipertahankan sebagaimana pada tahun sebelumnya.

·         Maksud dan Tujuan :

Tujuan dari Manajemen Keuangan Jasa IT (ITFM) adalah untuk mengoptimalkan biaya IT Services saat mengambil menjadi kualitas akun dan faktor risiko. Saldo analisis biaya terhadap kualitas dan risiko untuk membuat cerdas, strategi optimalisasi biaya berdasarkan metrik-. Balancing diperlukan karena biaya pemotongan mungkin tidak menjadi strategi terbaik untuk memberikan output konsumen yang optimal.

Layanan Teknologi Informasi Manajemen Kontinuitas

·         Ruang Lingkup

Situsnya bertujuan untuk memberikan pengenalan untuk membangun proses Business Continuity Management dalam sebuah organisasi dalam rangka untuk mengurangi teknologi dan kontinuitas informasi risiko yang teridentifikasi sebagai bagian dari Manajemen Risiko.

Dalam rangka mempertahankan ketersediaan TI dan informasi organisasi perlu memahami yang proses sangat penting, seberapa cepat mereka harus dipulihkan. apa IT dan informasi yang diperlukan untuk menjaga proses-proses penting yang berjalan. Dengan menggunakan informasi ini, ICT dan Keamanan Informasi (IS) profesional dapat menentukan tindakan yang harus dilakukan untuk memastikan bahwa TI dan informasi persyaratan proses kritis dapat dipenuhi, meskipun peristiwa yang mengganggu. Ini termasuk memastikan bahwa ICT dan IS staf tersedia dalam jangka waktu yang diperlukan dan identifikasi situs alternatif (s) yang bekerja harus itu menjadi perlu. Informasi ini rinci dalam Business Continuity Plan (BCP).

Setelah ICT dan IS operasional lagi, tim operasional akan dapat bekerja dari mereka IT Service Continuity Plan untuk mengembalikan komponen TI kritis dan informasi yang diperlukan untuk mendukung proses kritis

·         Maksud & Tujuan

Layanan Continuity Management (ITSCM) IT bertujuan untuk mengelola risiko yang serius dapat mempengaruhi layanan TI. ITSCM memastikan bahwa penyedia layanan TI selalu dapat memberikan minimum setuju Layanan Levels, dengan mengurangi resiko dari kejadian bencana untuk tingkat yang dapat diterima dan perencanaan untuk pemulihan layanan TI. ITSCM harus dirancang untuk mendukung Business Continuity Management.

Manajemen keamanan Informasi dan Manajemen Akses

·         Kebijakan Keamanan Informasi (Information Security Policy)

Tujuan kebijakan keamanan informasi adalah untuk memberikan arahan dan dukungan manajemen keamanan informasi. Manajemen harus menetapkan arah kebijakan yang jelas dan menunjukkan dukungan, serta komitmen terhadap keamanan informasi melalui peerapan dan pemeliharaan suatu kebijakan keamanan informasi di seluruh tatanan organisasi.

·        Dokumen Kebijakan Keamanan Informasi (Information Security Policy Document)

Kontrol yang seharusnya dipenuhi adalah dokumen kebijakan keamanan informasi harus disetujui oleh manajemen, dipublikasikan dan disosialisasikan dengan baik kepada seluruh pegawai. Di dalam dokumen kebijakan tersebut harus ada pernyataan komitmen manajemen dan pendekatan organisasi dalam mengelola keamanan informasi.

·         Sistem Manajemen Keamanan Informasi

Adalah istilah yang muncul terutama dari ISO/IEC 27002 yang merujuk pada suatu sistem manajemen yang berhubungan dengan keamanan informasi. Konsep utama ISMS untuk suatu organisasi adalah untuk merancang, menerapkan, dan memelihara suatu rangkaian terpadu proses dan sistem untuk secara efektif mengelola keamanan informasi dan menjamin kerahasiaan, integritas, serta ketersediaan aset-aset informasi serta meminimalkan risiko keamanan informasi.

Standar ISMS yang paling terkenal adalah ISO/IEC 27001 dan ISO/IEC 27002 serta standar-standar terkait yang diterbitkan bersama oleh ISO dan IEC. Information Security Forum juga menerbitkan suatu ISMS lain yang disebut Standard of Good Practice (SOGP) yang lebih berdasarkan praktik dari pengalaman mereka. Kerangka manajemen teknologi informasi (TI) lain seperti COBIT dan ITIL juga menyentuh masalah-masalah keamanan walaupun lebih terarah pada kerangka tata kelola TI secara umum.

·        Fasilitas Manajemen - Kontrol Akses Fisik

Fasilitas Manajemen keamanan informasi adalah Aktivitas untuk menjaga agar sumberdaya informasi tetap aman Manajemen keamanan informasi terdiri atas empat tahap, yaitu:

1.      Mengidentifikasi ancaman yang dapat menyerang sumber informasi perusahaan.

2.      Mendefinisikan resiko yang disebabkan oleh ancaman.

3.      Menentukan kebijakan keamanan informasi.

4.      Mengimplementasikan pengendalian untuk mengatasi resiko resiko tersebut

SUMBER :

https://id.wikipedia.org/wiki/Business_relationship_management

https://id.wikipedia.org/wiki/Keamanan_komputer

Read More

Information Technology Infrastructure Library

Information Technology Infrastructure Library

   06.48       Unknown

---

SECTION 1

Infrastruktur Library(ITIL)

Terdapat 2 komponen operasional ITIL yaitu :

1.      Service Support (yaitu aktifitas yang dilaksanakan minimal setiap hari)

2.      Service Delivery (yaitu aktivitas yang dilaksanakan minimal setahun/kuartal/bulanan)

* SERVICE SUPPORT

1.      The Service Desk

2.      Tujuan :

1.     Untuk melaksanakan single point of contact antara User dan IT Service Management dan memeriksa status hubungan semua customer.                

2.   Menangani Incidents dan permintaan, serta memberikan arahan untuk kegiatan lain sepertiChange, Problem, Configuration, Release, Service Level, and IT Service Continuity Management

Kegiatan :

1.      Menerima dan merekam semua panggilan dari user.    
2.      Memberikan first-line support (menggunakan pengetahuan)    
3.      Mengacu kepada second-line support bila diperlukan. 
4.      Monitoring dan peningkatan peningkatan bahaya-bahaya yang terjadi.          
5.      Menjaga informasi user.
6.      Memberikan ruang antara disiplin ITSM.         
7.      Memberikan pengukuran  dan metrik

1. Incident Management

    Tujuan :

   Untuk kembali ke operasi normal secepat dan sebisa mungkin dengan gangguan seminimal mungkin, yang memastikan bahwa tingkat pencapaian terbaik dariavailability Dan service telah terpelihara.

     Incident definition, semua peristiwa yang tidak sesuai standar operasi yang disebabkan atau    mungkin disebabkan gangguan atau pengurangan kualitas service.

   Work-around definition, sebuah metode untuk menghindari Incident atau masalah, salah satunya   dengan menggunakan teknik sementara atau tetap sehingga user tidak lagi percaya kepada Configuration Item (CI) yang diketahui sebagai penyebab failure.

2. Problem Management

    Tujuan :

    Untuk meminimalkan pengaruh yang merugikan dalam bisnis yang diakibatkan incident dan masalah yang disebabkan oleh error dalam infrastuktur.

    Problem definition, Sebab yang tidak diketahui yang diakibatkan satu atau lebih incident

    Known Error definition, Sebuah incident atau problem yang sebabnya diketahui.

3. Configuration Management

     Tujuan :

    * Menyediakan pengendalian infrastuktur melalui monitoring dan pemeliaharaan informasi atas:

      1) Configuration Items (CI) diperlukan untuk mendistribusikan services
      2)      CI status and history          
      3)      CI relationships       
      4)      Valuable CIs (monetary or service)

4. Release Management

     Tujuan :

     Release Management memberikan pandangan yang  menyeluruh mengenai perubahan dalam IT   service dan memastikan seluruh aspek dalam Release, baik teknik maupun non teknik

5. Change Management

      Tujuan :

      1. Proses perubahan pengendalian infrastuktur atau aspek lain dari services, dalam cara yang   dikendalikan, memberikan persetujuan perubahan dengan gangguan yang minimal.

      2. Change Management memastikan bahwa metode standarisasi dan prosedur digunakan      untuk efisinsi dan meyakinkan penanganan semua perubahan.

      3. Changes dapat memberikan solusi atas Problems, Known Errors.

*SERVICE DELIVERY

1.      Service Level Management

        Tujuan :

       Untuk memelihara dan memperbaiki kualitas IT service, melalui siklus tetap mengenai   pemahaman, persetujuan, monitoring, pelaporan dan pencapaian IT service. Service Level Management mengatur dan memperbaiki tingkat persetujuan service antara dua pihak.

 1. The provider yang mungkin menjadi internal service department atau organisasi external   yang memberikan outsourced service

         2. Penerima service seperti  customer yang membayar tagihan.

2. Availability Management

        Tujuan :

       Untuk mencapai capabilitas IT infrastructure dan mendukung organisasi untuk mendistribusikan   biaya yang efektif dan tingkat availability yang terus menerus yang memungkinkan kepuasan sebagai tujuannya.

 3. IT Service Continuity Management

      Tujuan :

      Untuk mendukung kesuruhan proses Business Continuity Management dengan memastikan teknik   dan fasilitas IT service yang dibutuhkan dapat dipenuhi dengan time-scale bisnis yang disetujui dan dipersyaratkan.

4. Capacity Management

    Tujuan :

    Untuk memahami kebutuhan bisnis di masa mendatang (the required service delivery), operasi perusahaan (the current delivery), dan memastikan seluruh kapasitas saat ini dan masa yang akan datang serta aspek-aspek yang dibutuhkan yang memberikan biaya yang efektif.

5. Financial Management for IT Services

     Tujuan :

     Untuk memberikan pekerjaan dengan biaya yang efektif dan penggunaan keuangan serta IT asset dalam Services

     ITIL biasanya diterapkan kepada satu atau lebih dalam bisnis sebagai berikut :

     1. Penentuan proses bisnis dengan IT organisasi. 
     2. Penerapan dan perbaikan mengenai kualitas service     
     3. Kebutuhan untuk fokus kepada konsumen dalam hal IT.        
     4. Penerapan fungsi central help desk.

Model Manajemen pelayanan I.T.I.L :

1.     Service Strategy 
2.     Service Design   
3.     Service Transition          
4.     Service Operation          
5.     Continual Service Improvement

Gambar kegiatan utama dari tahap siklus hidup layanan.

Gambar Diatas adalah kegiatan utama dari tahap siklus hidup layanan.

Diagram diatas menggambarkan bagaimana siklus hidup layanan dimulai dari perubahan dalam persyaratan dalam bisnis.

SECTION 2

Strategi Layanan

Service Strategy memberikan panduan kepada pengimplementasi ITSM pada bagaimana memandang konsep ITSM bukan hanya sebagai sebuah kemampuan organisasi (dalam memberikan, mengelola serta mengoperasikan layanan TI), tapi juga sebagai sebuah aset strategis perusahaan. Panduan ini disajikan dalam bentuk prinsip-prinsip dasar dari konsep ITSM, acuan-acuan serta proses-proses inti yang beroperasi di keseluruhan tahapan ITIL Service Lifecycle.

Strategi layanan dari setiap penyedia layanan harus didasarkan atas dasar pengakuan bahwa pelanggan tidak membeli produk, mereka membeli kepuasan dari kebutuhan khusus. Oleh karena itu, untuk menjadi sukses, layanan yang disediakan harus dapat dirasakan oleh pelanggan untuk memberikan nilai yang cukup dalam bentuk manfaat yang ingin dicapai pelanggan.

Mencapai pemahaman yang mendalam mengenai kebutuhan pelanggan, dalam hal apa kebutuhannya, kapan dan mengapa itu terjadi, juga membutuhkan pemahaman yang jelas tentang persis yang pelanggan yang sudah ada atau potensi pengguna dari penyedia layanan. Hal ini, pada gilirannya, memerlukan penyedia layanan untuk memahami konteks yang lebih luas dari saat ini dan potensi pasar tempat beroperasi penyedia layanan, atau mungkin ingin beroperasi di dalamnya.

Strategi layanan tidak dapat diciptakan atau ada dalam isolasi strategi menyeluruh dan budaya organisasi yang dimiliki oleh penyedia layanan. Penyedia layanan mungkin ada dalam suatu organisasi semata‐mata untuk memberikan layanan pada satu unit bisnis yang spesifik, untuk layanan unit bisnis, atau mungkin beroperasi sebagai penyedia layanan eksternal yang melayani beberapa bisnis eksternal. Strategi yang diadopsi harus memberikan nilai yang cukup kepada pelanggan dan semua stakeholder penyedia layanan ‐ harus memenuhi

Intinya jika diringkas : Service strategy/ Strategi Layanan adalah untuk melihat perspektif/sudut pandang, posisi, rencana kedepan, dan pola yang IT Service Provider harus jalankan agar menyokong bisnis yang organisasi kerjakan

RESIKO :

Setiap penyedia layanan tunduk pada kekuatan kompetitif

Semua penyedia layanan dan pelanggan beroperasi dalam satu atau lebih pasar internal atau eksternal. Penyedia jasa harus berusaha untuk mencapai pemahaman yang lebih baik dibandingkan pesaingnya dalam pasar yang dinamis, pelanggan di dalamnya, dan kombinasi dari faktor keberhasilan kritis pasar yang unik

Jenis penyedia layanan TI

• Services Strategy (SS), meliputi perencanaan strategis manajemen layanan dan keterpaduan pelayanan dengan strategi bisnis. 

• Services Design (SD), outlines desain danpengembangan layanan jasa dan prosesmanajemen. 

• Services Transition (ST), mengilustrasikanbagaimana persyaratan tahapan sebelumnya(strategi dan desain) untuk layanan yangberkelanjutan dan dapat dipertahankan. 

• Services Operation (SO), meliputi penyampaianyang efektif dan efisien dan dukungan layanan,juga menyediakan referensi untuk kegiatanoperasional dalam proses-proses lain.

• Continual Service Improvement (CSI),perbaikan layanan yang berkelanjutan danpengukuran kinerja proses yang diperlukanuntuk layanan

Atau

Jenis Penyedia Layanan:

·         Tipe I: ada dalam sebuah organisasi semata‐mata untuk memberikan layanan kepada satu khusus unit bisnis           
·         Tipe II: melayani beberapa unit bisnis dalam organisasi yang sama
·         Tipe III: beroperasi sebagai penyedia layanan eksternal melayani beberapa pelanggan eksternal.

Empat Strategi :         
4 ‘P’ dari Strategi       
• Perspektif: visi yang khas    
• Position: keunikan posisi sebagai dasar untuk berkompetisi           
• Plan: bagaimana provider layanan akan mencapai visi        
• Pattern: pola dasar yang berulang dalam decision making, biasanya berdasarkan „tema pokok‟ atau „guiding principles‟ atau „kebijakan umum‟.

Manajemen Layanan sebagai Aset Strategis: Penggunaan ITIL untuk mengubah kemampuan manajemen layanan menjadi aset strategis, dengan menggunakan Manajemen Layanan untuk memberikan dasar bagi kompetensi inti, kinerja khusus dan keuntungan tahan lama, serta meningkatkan potensi penyedia layanan dari:

kapabilitas: kemampuan penyedia layanan (dalam hal manajemen, organisasi proses, pengetahuan dan orang‐orang) untuk mengkoordinasikan, mengendalikan dan menyebarkan sumber daya

sumber daya: masukan langsung untuk memproduksi layanan, misalnya keuangan, modal, infrastruktur, aplikasi, informasi dan orang‐orang.

SECTION 3 :

Mengapa Desain Layanan itu penting ?

Desain Layanan adalah tahap dalam siklus hidup layanan secara keseluruhan dan merupakan elemen penting dalam proses perubahan bisnis.

Peran Desain Layanan dalam proses perubahan bisnis dapat didefinisikan sebagai:

Desain yang tepat dan inovatif layanan TI, termasuk arsitekturnya, proses, kebijakan dan dokumentasi, untuk memenuhi kebutuhan sekarang dan masa depan bisnis yang telah disepakati.

Lima Aspek Utama Dari Desain Layanan ?  
Terdapat 5 aspek individu dalam Desain Layanan:   
1.      Solusi layanan baru atau perubahan      
2.      Sistem manajemen layanan dan perangkatnya, khususnya Portfolio Layanan 
3.      Arsitektur teknologi dan sistem manajemen     
4.      Proses, peran dan kemampuan  
5.      Metode pengukuran dan satuan

Tujuan dan sasaran utama Desain Layanan adalah sebagai berikut:

1.      Desain layanan untuk mempertemukan manfaat bisnis yang telah disetujui    
2.      Desain proses untuk menunjang sikus hidup layanan   
3.      Mengidentifikasi dan mengelola resiko
4.     Desain keamanan dan kerentanan infrastuktur TI, lingkungan layanan, arsitektur, kerangka kerja, dan dokumen untuk menunjang desain dari kuaitas solusi TI          
5.      Membangun keahlian dan kemampuan dalam TI         
6.      Berkontribusi terhadap keseluruhan peningkatan kualitas layanan TI

Paket Desain Layanan (SDP): mendefinisikan seluruh aspek dalam layanan TI dan keseluruhan persyaratan dari setiap tingkatan dalam siklus hidup layanan. SDP dihasilkan untuk setiap layanan TI baru, perubahan mayor, atau layanan TI yang dikeluarkan.

Read More

PERUBAHAN DAN PERKEMBANGAN ORGANISASI

PERUBAHAN DAN PERKEMBANGAN ORGANISASI

   05.52       Unknown

---

MAKALAH TEORI ORGANISASI UMUM #

PERUBAHAN DAN PERKEMBANGAN ORGANISASI

Disusun Oleh :

Hafizh Elgia Ahadin (14114684)

Purwanto Priyo U (18114558)

Muhammad Fauzan (17114239)

Afrilian Ardy N (10114418)

M Finan Iskandar (1D114014)

Weldan Damas syah (1C114190)

FAKULTAS ILMU KOMPUTER & TEKNOLOGI INFORMASI

UNIVERSITAS GUNADARMA

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa atas segala limpahan Rahmat, Inayah, Taufik dan Hinayahnya sehingga kami dapat menyelesaikan penyusunan makalah ini dalam bentuk maupun isinya yang sangat sederhana.Untuk itu kami tidak lupa menyampaikan bayak terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu kami dalam pembuatan makalah ini.

Namun tidak lepas dari semua itu, kami menyadari sepenuhnya bahwa ada kekurangan baik dari segi penyusun bahasanya maupun segi lainnya.Oleh karena itu dengan lapang dada dan tangan terbuka kami membuka selebar-lebarnya bagi pembaca yang ingin memberi saran dan kritik kepada kami sehingga kami dapat memperbaiki makalah tentang Perubahan dan Perkembangan Organisasi.

Akhirnya penyusun mengharapkan semoga dari makalah tentang Perubahan dan Perkembangan Organisasi ini dapat diambil hikmah dan manfaatnya sehingga dapat memberikan inpirasi terhadap pembaca.

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.................................................................................... 2

DAFTAR ISI.................................................................................................. 3

PENDAHULUAN.......................................................................................... 4

I)                   FAKTOR-FAKTOR PERUBAHAN ORGANISASI................. 5

a.       Pengertian Faktor Perubahan Organisasi............................................. 5

b.      Faktor Ekstern..................................................................................... 5

c.       Faktor Intern........................................................................................ 6

II)                FAKTOR-FAKTOR PERUBAHAN ORGANISASI................. 8

a.       Pengertian Proses Perubahan Organisasi............................................. 8

b.      Tahap-tahap Proses Perubahan Organisasi.......................................... 8

III)             CIRI-CIRI PENGEMBANGAN ORGANISASI...................... 10

a.       Pengertian Pengembangan Organisasi................................................ 10

b.      Ciri-ciri Pengembangan Organisasi..................................................... 10

IV)             METODE PENGEMBANGAN ORGANISASI....................... 11

a.       Metode-metode Pengembangan Organisasi....................................... 11

V)                DAFTAR PUSTAKA.................................................................. 14

PENDAHULUAN

Pengembangan Organisasi merupakan program yang berusaha meningkatkan efektivitas keorganisasian dengan mengintegrasikan keinginan bersama akan pertumbuhan dan perkembangan dengan tujuan keorganisasian. Pengembangan organisasi (PO) sebagai suatu disiplin perubahan perencanaan yang menekankan pada penerapan ilmu pengetahuan dan praktek keperilakuan untuk membantu organisasi-organisasi mencapai efektivitas yang lebih besar.

Para manajer dan staf ahli harus bekerja dengan dan melalui orang-orang untuk melaksanakan tugas-tugas mereka dan PO dapat membantu mereka membentuk hubungan yang efektif di antara mereka.Di dalam menghadapi akselerasi perubahan yang semakin cepat, PO diperlukan untuk bisa mengatasi konsekuensi-konsekuensi dari perubahan tersebut.

Pengembangan organisasi pada dasarnya berbeda dengan berbagai upaya perubahan organisasi yang dilakukan secara terencana, seperti upaya perubahan dengan melakukan pembelian peralatan baru, atau merancang ulang sebuah desain, ataupun menyusun ulang suatu kurikulum sekolah, atau suatu departemen pada suatu fakultas.Hal ini karena fokus kajian PO itu terletak pada peningkatan kemampuan organisasi untuk dapat mengetahui dan memecahkan berbagai masalah yang dihadapi organisasi itu sendiri.

I)                   FAKTOR-FAKTOR PERUBAHAN ORGANISASI

lvin L. Bertrand berpendapat bahwa awal dari perubahan itu adalah komunikasi, yaitu proses penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak yang lain sehingga dicapai pemahaman bersama, hal ini disebabkan karena adanya pengkomunikasian gagasan-gagasan, ide-ide, nilai-nilai, keyakinan-keyakinan maupun hasil-hasil kebudayaan fisik.

Sebuah perubahan dan pengembangan dapatlah terjadi pada apapun dan siapapun tidak terkecuali dengan organisasi.Tidak banyak individu atau organisasi menyukai adanya perubahan, namun perubahan tidak dapat dihindari namun harus di hadapi.

Proses perubahan organisasi adalah konsep daur hidup atau life cycle. Organisasi mengalami proses kelahiran pertumbuhan, berkembang, kematangan, kemunduran dan akhirnya mengalami kematian sebagaimana dalam semua sistem biologi dam sistem sosial.

Terdapat 2 faktor dari suatu perubahan organisasi :

-          Faktor Ekstern

-          Faktor Intern

Ø  Faktor Ekstern

Adalah penyebab perubahan yang berasal dari luar, atau sering disebut lingkungan.Organisasi bersifat responsive terhadap perubahan yang terjadi di lingkungannya.Oleh karena itu, jarang sekali suatu organisasi melakukan perubahan besar tanpa adanya dorongan yang kuat dari lingkungannya.Artinya, perubahan yang besar itu terjadi karena lingkungan menuntut seperti itu.Beberapa penyebab perubahan organisasi yang termasuk faktor ekstern adalah perkembangan teknologi, faktor ekonomi dan peraturan pemerintah.

Perkembangan dan kemajuan teknologi juga merupakan penyebab penting dilakukannya perubahan. Penggantian perlengkapan lama dengan perlengkapan baru yang lebih modern menyebabkan perubahan dalam berbagai hal, misalnya: prosedur kerja, kualitas dan kuantitas tenaga kerja, jenis bahan baku, jenis output yang dihasilkan, system penggajian yang diberlakukan yang memungkinkan jumlah bagian-bagian yang ada dikurangi atau hubungan pola kerja diubah karena adanya perlengkapan baru.

Perkembangan IPTEK terus berlanjut sehingga setiap saat ditemukan berbagai produk teknologi baru yang secara langsung atau tidak memaksa organisasi untuk melakukan perubahan. Organisasi yang tidak tanggap dan bersedia menyerap berbagai temuan teknologi tersebut akan tertinggal dan pada gilirannya tidak akan sanggup survive.

Ø  Faktor Intern

Adalah penyebab perubahan yang berasal dari dalam organisasi yang bersangkutan, yang dapat berasal dari berbagai sumber antara lain:

–         Problem hubungan antar anggota,      
–         Problem dalam proses kerja sama,      
–         Problem keuangan.

Hubungan antar anggota yang kurang harmonis merupakan salah satu problem yang lazim terjadi. Dibedakan menjadi dua, yaitu: problem yang menyangkut hubungan atasan bawahan (hubungan yang bersifat vertikal), dan problem yang menyangkut hubungan sesama anggota yang kedudukannya setingkat (hubungan yang bersifat horizontal). Problem atasan bawahan yang sering timbul adalah problem yang menyangkut pengambilan keputusan dan komunikasi.

Keputusan pimpinan yang berkenaan dengan system pengupahan, misalnya dianggap tidak adil atau tidak wajar oleh bawahan, atau putusan tentang pemberlakuan jam kerja yang dianggap terlalu lama, dsb. Hal ini akan menimbulkan tingkah laku anggota yang kurang menguntungkan organisasi, misalnya anggota sering terlambat. Komunikasi atasan bawahan juga sering menimbulkan problem.Keputusannya sendiri mungkin baik tetapi karena terjadi salah informasi, bawahan menolak keputusan pimpinan. Dalam hal seperti ini perubahan yang dilakukan akan menyangkut system saluran komunikasi yang digunakan.

Problem yang sering timbul berkaitan dengan hubungan sesame anggota organisasi pada umumnya menyangkut masalah komunikasi dan kepentingan masing-masing anggota.

II)                PROSES PERUBAHAN SEBUAH ORGANISASI

Organisasi apapun tidak dapat menghindarkan diri dari pengaruh daripada berbagai perubahan yang terjadi di luar organisasi. Yang dimaksud dengan proses perubahan organisasi adalah tata urutan atau langkah langkah dalam mewujudkan perubahan organisasi.

Perubahan organisasi merupakan perubahan yang berkaitan dengan pengembangan, perbaikan, maupun penyesuaian yang meliputi struktur, teknologi, metode kerja maupun sistem manajemen suatu organisasi.suatu organisasi tidak harus melaksanakan suatu perubahan. Hal ini merupakan suatu strategi untuk memenuhi beberapa keseluruhan tujuan dari suatu organisasi.Langkah tersebut terdiri dari :

Proses terjadinya suatu perubahan di dalam organisasi meliputi enam tahap, hal ini diungkapkan oleh L.C. Megginson, Donald C.M. dan Paul H.P.,Jr. seperti dikutip oleh T.Hani Handoko.

Adapun tahap-tahap tersebuat adalah sebagai berikut:

1)  Tekanan dan Desakan.

Pada tahap ini manajemen tingkat atas mulai merasakan adanya masalah, tekanan, desakan dan kebutuhan akan suatu perubahan. Hal ini ditandai dengan adanya penurunan produktivitas, volume penjualan dan laba, perputaran tenaga kerja tinggi dan kalahnya persaingan produk dipasaran, dan sebagainya.

22)   Intervensi dan Reorientasi.

Setelah merasakan adanya tekanan dan desakan, para manajer mulai mencoba berusaha menyelesaikannya dengan mencari dan menentukan serta merumuskan permasalahan, untuk itu mereka biasanya menyewa seseorang atau beberapa konsultan atau bisa juga pihak internal (karyawan perusahaan) sebagai pengantar perubahan. 

33)   Diagnosa dan Pengenalan Masalah.

Pada tahap ini pengantar perubahan mulai mengumpulkan berbagai informasi (data), kemudian menganalisanya. Masalah yang paling penting dikenali dan diperhatikan untuk dipecahkan.

44)   Penemuan dan Komitmen penyelesaian

Pada tahap ke empat ini, pengantar perubahan dan merangsang pemikiran, kretivitas serta mulai meninggalkan “metode-metode kerja lama”, menggantinya dengan mtode-metode baru yang lebih afektif. Begitu juga untuk penyesuaian dibuatlah rencana program-program latihan, keterampilan, peningkatan wawasan, dll.

55)   Percobaan dan Pencarian Hasil.

Setelah alternatif terbaik untuk penyelesaian ditemukan dan dikembangkan, selanjutnya diadakan percobaan penerapannya untuk diketahui hasilnya.

66)   Penguatan dan Penerimaan.

Pada tahap ini, setelah penerapan program-program kegiatan dalam rangka penyesuaian dengan perubahan ataupun pengembangannya telah berhasil dan sesuai dengan keinginan, maka kegiatan untuk perubahan tersebut diusahakan harus diterima oleh para karyawan dan menjadi penguat yang dapat mengikat semua karyawan pada perubahan.

III)             CIRI-CIRI PENGEMBANGAN ORGANISASI

Suatu strategi pendidikan yang kompleks yang dimaksudkan untuk mengubah keyakinan, sikap, nilai, dan struktur organisasi sehingga mereka dapat lebih beradaptasi dengan teknologi baru, pemasaran dan tantangan, dan tingkat yang memusingkan perubahan itu sendiri. Maka Pengembangan organisasi yang efektif memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

1. Merupakan strategi terencana dalam mewujudkan perubahan organisasional, yang memiliki sasaran jelas berdasarkan diagnosa yang tepat tentang permasalahan yang dihadapi oleh organisasi.
2. Merupakan kolaborasi antara berbagai pihak yang akan terkena dampak perubahan yang akan terjadi.
3. Menekankan cara-cara baru yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja seluruh organisasi dan semua satuan kerja dalam organisasi.

4. Mengandung nilai humanistik dimana pengembangan potensi manusia menjadi bagian terpenting.
5. Menggunakan pendekatan komitmen sehingga selalu memperhitungkan pentingnya interaksi, interaksi dan interdependensi antara berbagai satuan kerja sebagai bagian integral di suasana yang utuh.
6. Menggunakan pendekatan ilmiah dalam upaya meningkatkan efektivitas organisasi.

IV)             METODE PENGEMBANGAN ORGANISASI

 Dalam kegiatan pengembangan organisasi terdapat berbagai macam metode yang digunakan untuk suatu pengembangan organisasi , metode pengembangan organisasi antara lain :

Ø  Latihan Kepekaan/ Sensitivity Training

Latihan kepekaan ini merupakan metode awal dari perubahan prilaku, melalui interaksi kelompok yang tak terstruktur, dimana setiap anggota dalam kelompok diajak berkumpul bersama dalam suasana yang bebas dan terbuka dimana setiap partisipan mendiskusikan diri mereka sendiri dan proses interaksi mereka. Dengan latihan kepekaan ini mendorong setiap anggota memiliki kesadaran dan kepekaan terhadap diri sendiri dan orang lain, meningkatkan empati kepada orang lain, meningkatkan listening skill atau keahlian dalam mendengarkan pendapat orang lain, meningkatkan keterbukaan dan toleransi kepada orang lain.

Ø  Pendekatan Survey Umpan Balik/ Survey Feedback Approach

Alat yang dapat dipergunakan untuk menilai prilaku dari anggota sebuah organisasi dan mengindentifikasi jarak perbedaan diantara persepsi dari masing-masing anggota adalah dengan menggunakan survey feedback dimana setiap anggota dapat berpartisipasi didalamnya.Hasil dari survey ini kemudian ditabulasikan dan dianalisa.Pendekatan ini kemudian dapat memberikan informasi yang bermanfaat mengenai prilaku karyawan untuk pengambilan keputusan.Namun bagaimana pun, kita mengatuhi bahwa setiap individu dipengaruhi oleh banyak faktor ketika mereka merespon survey tersebut.Hal inilah yang harus dimonitor oleh manajemen.

Ø  Proses Konsultasi

Proses konsultsi adalah sebuah pertemuan antara sebuah konsultan dengan client untuk memahami proses pengembangan organisasi yang dilakukan dimana seseorang (karyawan) harus mengatasi dan mengindentifikasi hal-hal apa saja yang perlu diperbaiki atau ditingkatkan. Konsultan dan client ini bukan hanya berarti pihak ketiga, tetapi juga bisa jadi antara karyawan dengan atasan langsungnya.Proses konsultasi ini hampir mirip dengan latihan kepekaan, namun pada latihan kepekaan lebih menekankan kepada tugas, sedangkan proses konsultasi lebih kepada memberikan pemahaman. Dengan lebih paham, maka diharapkan tingkat penolakan akan lebih dapat berkurang.

Ø  Membangun Tim

Setiap organisasi pada dasarnya sangat mengandalkan pada sekumpulan orang untuk dapat menyelesaikan tugas secara kelompok. Proses pembangunan ttim menggunakan interaksi yang sangat tinggi dalam aktivitas sebuah kelompok untuk meningkatkan kepercayaan dan keterbukaan diantara sesama anggota tim, meningkatkan kemampuan untuk berkoordinasi dan meningkatkan performa tim. Jadi proses membangun tim ini dilakukan dengan meningkatkan interaksi diantara sesama anggotanya.

Ø  Pengembangan Antar Kelompok

Salah satu area yang mendapatkan penekan yang penting dalam pengembangan organisasi adalah mencegah terjadi konflik yang disfungsional (konflik yang tidak produktif) yang terjadi diantara kelompok. Pengembangan antar kelompok atau intergroup development bertujuan untuk merubah prilaku, stereotype, dan perspesi tentang kelompok lain. Contoh misalkan unit bisnis menganggap (stereotype) unit financial sebagai sekumpulan orang-orang yang kaku, tidak memahami dinamika bisnis.Tujuan utama adalah untuk meningkatkan hubungan antara satu kelompok dengan kelompok lainnya.

Ø  Appreciative Inquiry

Appreciative inquiry bertujuan untuk mengidentifikasi kualitas-kualitas yang unik dan kekuatan yang istimewa yang dimiliki oleh sebuah organisasi, yang kemudian dapat menjadi dasar untuk peningkatan performa atau kinerja. Metode ini sedikit berbeda dengan metode pengembangan organisasi yang lain karena appreciative inquiry tidaklah menekankan pada permasalahan-permasalahan yang terjadi, tetapi menekankan pada kesuksesan sebuah organisasi. Appreciative Inquiry terdiri dari 4 tahap. Tahap yang pertama adalah discovery yakni mengidentifikasi apa yang karyawan pikir tentang kekuatan yang dimiliki oleh organisasi. Tahap berikutnya adalah design, dimana karyawan memprediksi masa depan yang memungkinkan bagi organisasi berdasarkan informasi yang diterima pada tahap discovery. Setelah melakukan tahap discovery dan design, selanjutnya beralih kepada tahap design untuk menemukan visi yang sama tentang masa depan organisasi dan menyetujui kualitas unik yang dimiliki oleh organisasi. Tahap yang terakhir adalah destiny yakni menentukan cara-cara untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan pada tahap dream.

Read More